Registros, documentos, copias auténticas y archivo (artículos 16, 17 y 26 a 28)

El Registro Electrónico General (artículo 16)

• Cada Administración tiene un Registro Electrónico General donde se asienta todo documento presentado o recibido; los organismos dependientes pueden tener el suyo, interoperable. Cada asiento garantiza número, epígrafe, fecha y hora, interesado y órgano, y se emite un recibo con copia autenticada (16.3).
• Los documentos pueden presentarse: en el registro electrónico de cualquier Administración; en las oficinas de Correos; en las representaciones diplomáticas u oficinas consulares; en las oficinas de asistencia en materia de registros; y en cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes (16.4).
• Lo presentado en papel se digitaliza en la oficina de asistencia y los originales se devuelven al interesado, salvo que una norma exija su custodia (16.5).

Archivo y documentos (artículos 17 y 26)

Cada Administración mantiene un archivo electrónico único de los documentos de procedimientos finalizados, en formatos que garanticen autenticidad, integridad y conservación (17). Los documentos administrativos se emiten por escrito y por medios electrónicos; un documento electrónico válido tiene información identificable, datos de identificación, referencia temporal, metadatos mínimos y las firmas que correspondan (26.2); los meramente informativos no necesitan firma (26.3).

Copias auténticas (artículo 27)

• Las expiden los órganos competentes de cada Administración mediante funcionario habilitado o actuación administrativa automatizada; las copias auténticas de documentos privados solo surten efectos administrativos; las de una Administración valen en las demás (27.1).
• Tienen la misma validez y eficacia que los originales (27.2). Las copias en papel de documentos electrónicos llevan un código de verificación (27.3.c).
• El interesado puede pedir copias auténticas en cualquier momento al órgano que emitió el documento, que las expide en 15 días (27.4).

Documentos que aporta el interesado (artículo 28)

• Tiene derecho a no aportar documentos que ya estén en poder de la Administración actuante o que haya elaborado cualquier otra Administración; la Administración los consulta salvo que el interesado se oponga, y no cabe oposición en potestades sancionadoras o de inspección (28.2).
• No se exigen originales salvo excepción normativa; no se piden datos ya aportados a cualquier Administración, indicando el interesado cuándo y ante qué órgano los presentó (28.3). Excepcionalmente se puede pedir el cotejo motivado de las copias (28.5). El interesado responde de la veracidad de lo que presenta (28.7).

Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado del BOE), artículos 16 y 17 · Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado del BOE), artículos 26 a 28