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IA para tu trabajo · Oficina y administración

IA para administrativos: prompts para la oficina y la oposición

9 tareas reales del oficio con el prompt listo para copiar en ChatGPT, Claude o Gemini, un ejemplo del resultado y lo que hay que revisar.

¿Cómo usar ChatGPT o Claude como administrativo o auxiliar administrativo? Nueve tareas de oficina que la IA adelanta de verdad: un correo difícil, la fórmula de Excel que no te sale, el acta de una reunión a partir de tus notas, revisar que una factura lleva todo lo obligatorio, contar un plazo administrativo, contestar a un ciudadano o un cliente con claridad, ordenar las carpetas, resumir un documento largo y el test de la Ley 39/2015 para la oposición de auxiliar administrativo. Copia el prompt, rellena lo que va entre [CORCHETES] y revisa el resultado antes de usarlo.

1. Escribir un correo difícil

Reclamar un pago, decir que no, pedir un plazo o contestar una queja, con el tono justo.

Ahorro estimado: de unos 20 min a 3 minChatGPT · Claude · Gemini
Prompt
Escríbeme un correo profesional para [DESTINATARIO POR SU PAPEL, p. ej. un proveedor / un cliente / otro departamento].
Situación: [QUÉ PASA EN 2-3 FRASES]. Lo que quiero conseguir: [OBJETIVO]. Tono: [cordial / firme / muy formal].
Máximo 120 palabras, asunto claro, una sola petición concreta con fecha y cierre amable. Dame dos versiones: una más directa y otra más suave.
Ver ejemplo de resultadoResultado de ejemplo con Claude Opus 5.5, 23/10/2026, recortado. Los datos son inventados.
Asunto: Factura 2026/118 pendiente desde el 15 de septiembre Buenos días: Según nuestros registros, la factura 2026/118, de 1.240,00 €, venció el 15 de septiembre y sigue pendiente. ¿Podéis confirmarnos la fecha de pago antes del viernes 31? Si ya está abonada, enviadnos el justificante y lo cerramos. Gracias y un saludo. (Datos inventados.)
  • Sin datos personales de clientes ni ciudadanos que no hagan falta: el correo se completa en tu programa de correo.

2. La fórmula de Excel o de Sheets que no te sale

BUSCARX, SUMAR.SI.CONJUNTO, tablas dinámicas o fechas: con la explicación para entenderla.

Ahorro estimado: de unos 30 min a 5 minChatGPT · Claude · Gemini
Prompt
Uso [EXCEL / GOOGLE SHEETS] en castellano. Tengo una tabla con estas columnas (con datos de ejemplo, no reales): [A: FECHA · B: CLIENTE (CÓDIGO) · C: IMPORTE · D: ESTADO].
Quiero: [QUÉ QUIERES CALCULAR, p. ej. sumar lo pendiente de cada cliente en octubre].
Dame la fórmula exacta con los nombres de función en castellano, explícame cada parte y dime qué error saldría si los datos están mal (texto en vez de número, fechas raras).
Ver ejemplo de resultadoResultado de ejemplo con Claude Opus 5.5, 23/10/2026, recortado. Los datos son inventados.
=SUMAR.SI.CONJUNTO(C:C; B:B; "C-014"; D:D; "Pendiente"; A:A; ">="&FECHA(2026;10;1); A:A; "<="&FECHA(2026;10;31)) · C:C es lo que se suma; las parejas siguientes son las condiciones. · Si sale 0 y no debería: mira si los importes están como texto (alineados a la izquierda). (Tabla de ejemplo inventada.)
  • No pegues la hoja real con datos de clientes o de personal: usa columnas de ejemplo.

3. El acta de una reunión a partir de tus notas

Asistentes por cargo, acuerdos, responsables y plazos, en un formato limpio.

Ahorro estimado: de unos 45 min a 10 minChatGPT · Claude · Gemini
Prompt
Convierte mis notas de una reunión en un acta. Notas: [PEGA TUS NOTAS; PERSONAS POR CARGO O INICIALES].
Formato: fecha y hora, asistentes, orden del día, resumen de cada punto en 2-3 líneas, acuerdos numerados con responsable y fecha, y próximos pasos. No añadas acuerdos que no estén en las notas; si algo no queda claro, márcalo como [CONFIRMAR].
Ver ejemplo de resultadoResultado de ejemplo con Claude Opus 5.5, 23/10/2026, recortado. Los datos son inventados.
Acta · Reunión de coordinación · 22/10/2026, 10:00 Asistentes: dirección (MR), administración (JL), compras (AP). Acuerdos: 1. Cambiar de proveedor de papelería a partir de noviembre. Responsable: AP. Fecha: 31/10. 2. Revisar el contrato de limpieza [CONFIRMAR: ¿antes o después de la auditoría?]. (Reunión inventada.)
  • En un órgano colegiado de la Administración, el acta tiene requisitos propios (Ley 40/2015): la IA solo ordena tus notas.

4. Comprobar que una factura lleva todo lo obligatorio

Antes de contabilizarla o de emitirla: número, fechas, NIF, base, tipo e IVA.

Ahorro estimado: de unos 15 min a 3 minChatGPT · Claude · Gemini
Prompt
Te pego el texto de una factura (con los datos del cliente particular tapados): [PEGA EL TEXTO].
Y el art. 6 del Real Decreto 1619/2012 (contenido de la factura), copiado del BOE: [PÉGALO].

Haz una tabla: requisito del art. 6, dónde está en la factura (o «falta») y si los cálculos de base, tipo y cuota cuadran. No digas si es deducible: eso lo decide la asesoría.
Ver ejemplo de resultadoResultado de ejemplo con Claude Opus 5.5, 23/10/2026, recortado. Los datos son inventados.
Requisito (art. 6)En la factura✓
Número y serie2026-A/0341✓
Fecha de expedición21/10/2026✓
NIF del destinatario—⚠ Falta
Tipo y cuota de IVA21 % · 210,00 € sobre 1.000,00 €✓
(Factura inventada.)
  • Tapa los datos de clientes particulares antes de pegarla. La factura simplificada tiene otros requisitos (art. 7).

5. Contar un plazo administrativo

Días hábiles, festivos y desde cuándo se cuenta, para no pasarte de fecha.

Ahorro estimado: de unos 20 min a 5 minChatGPT · Claude · Gemini
Prompt
Ayúdame a contar un plazo. Tipo de plazo: [p. ej. 10 días hábiles para subsanar]. Fecha de notificación o publicación: [FECHA].
Te pego el art. 30 de la Ley 39/2015 (cómputo de plazos), copiado del BOE: [PÉGALO]. Festivos de [MUNICIPIO Y COMUNIDAD] en esas fechas: [LISTA].

Cuenta día a día en una tabla (fecha, ¿hábil?, número de día) y dime el último día. Aplica solo el artículo y los festivos que te he pegado.
Ver ejemplo de resultadoResultado de ejemplo con Claude Opus 5.5, 23/10/2026, recortado. Los datos son inventados.
Fecha¿Hábil?Día del plazo
Mié 21/10Notificación—
Jue 22/10Sí1
Sáb 24/10No (sábado)—
Dom 25/10No—
… Último día: miércoles 4/11, si no hay festivos en medio (si tu comunidad pasa al lunes 2 el festivo del 1 de noviembre, el jueves 5/11). (Fechas de ejemplo.)
  • Comprueba siempre con el calendario oficial de días inhábiles de tu Administración: un festivo local cambia el resultado.

6. Contestar a un ciudadano o a un cliente con claridad

Explicar un trámite, un requisito o un «no» en lenguaje claro y sin tecnicismos.

Ahorro estimado: de unos 20 min a 5 minChatGPT · Claude · Gemini
Prompt
Tengo que contestar a esta consulta (sin datos de la persona): [PEGA LA CONSULTA].
Lo que dice la norma, la convocatoria o el procedimiento interno: [PÉGALO].
Escribe una respuesta en lenguaje claro: qué puede hacer, qué documentos, dónde y en qué plazo. Frases cortas, sin siglas sin explicar. Si la respuesta depende de algo que no sé, dímelo para preguntarlo.
Ver ejemplo de resultadoResultado de ejemplo con Claude Opus 5.5, 23/10/2026, recortado. Los datos son inventados.
Hola: Para pedir el certificado puede hacerlo por internet en la sede electrónica, con certificado digital o Cl@ve, o presencialmente en el registro del ayuntamiento, de 9:00 a 14:00. Solo necesita su DNI. Se lo enviamos en un plazo de 5 días hábiles. (Trámite inventado.)
  • Las personas pueden presentar sus escritos en el registro electrónico de cualquier Administración (Ley 39/2015, art. 16): no le digas que solo puede en el tuyo.

7. Ordenar las carpetas y los nombres de los archivos

Un sistema de carpetas y de nombres que todo el equipo entienda y que se pueda buscar.

Ahorro estimado: de unas 2 h a 30 minChatGPT · Claude · Gemini
Prompt
En mi oficina de [TIPO DE EMPRESA O SERVICIO] guardamos: [LISTA DE TIPOS DE DOCUMENTOS, p. ej. facturas, contratos, nóminas, presupuestos].
Propón una estructura de carpetas de máximo 3 niveles y una regla de nombres de archivo (fecha AAAA-MM-DD primero), con 5 ejemplos. Añade qué carpetas deberían tener acceso restringido.
Ver ejemplo de resultadoResultado de ejemplo con Claude Opus 5.5, 23/10/2026, recortado. Los datos son inventados.
01_Clientes/ C-014_Nombre/ 2026/ 02_Proveedores/ … 03_Personal/ (acceso restringido) Nombre: 2026-10-21_FAC_C-014_0341.pdf · 2026-10-22_ACTA_coordinacion.docx (Estructura de ejemplo.)
  • Nóminas y datos del personal, en carpetas de acceso restringido (RGPD): no las mezcles con el resto.

8. Resumir un documento largo

Una convocatoria, un contrato o una circular en una página, con plazos y obligaciones.

Ahorro estimado: de unos 45 min a 10 minChatGPT · Claude · Gemini
Prompt
Resume este documento para mi equipo: [PEGA EL TEXTO, SIN DATOS PERSONALES].
Formato: de qué va en 2 líneas, a quién afecta, plazos con fecha, qué hay que hacer (lista) y dudas. Cita el número de apartado de cada dato para poder comprobarlo. No interpretes lo que no esté escrito.
Ver ejemplo de resultadoResultado de ejemplo con Claude Opus 5.5, 23/10/2026, recortado. Los datos son inventados.
De qué va: ayudas para digitalizar pequeños comercios del municipio (base 1). Plazos: solicitudes hasta el 30/11/2026 (base 7). Qué hay que hacer: formulario del anexo I + presupuesto (base 8). Dudas: no dice si se puede pedir para dos locales. (Documento inventado.)
  • El resumen no sustituye al texto: ante una duda, manda el documento original.

9. Test de la Ley 39/2015 para la oposición

Preguntas de auxiliar administrativo sobre el artículo que estás estudiando, con la explicación.

Ahorro estimado: de unos 60 min a 10 minChatGPT · Claude · Gemini
Prompt
Preparo la oposición de auxiliar administrativo de [ADMINISTRACIÓN]. Te pego los artículos [N.º] de la Ley 39/2015 (o de la norma que entre en mi temario), copiados del BOE: [PÉGALOS].
Hazme 20 preguntas tipo test de 4 opciones solo con ese texto, con trampas típicas (plazos, «podrá» frente a «deberá», excepciones). Al final, la plantilla con el artículo y el apartado de cada respuesta.
Ver ejemplo de resultadoResultado de ejemplo con Claude Opus 5.5, 23/10/2026, recortado. Los datos son inventados.
9. Según el art. 21 de la Ley 39/2015, ¿en qué procedimientos está obligada la Administración a dictar resolución expresa y notificarla? a) Solo en los iniciados a solicitud del interesado. b) En todos, cualquiera que sea su forma de iniciación. c) Solo en los sancionadores. d) En los que tengan plazo de más de 3 meses. Plantilla: 9 → b (art. 21.1). (Pregunta de ejemplo.)
  • Pega siempre la redacción vigente del BOE: la Ley 39/2015 ha tenido modificaciones.

Cómo sacarle más partido

  • Datos de ejemplo, no reales. Para una fórmula o un formato basta con 3 filas inventadas: la IA no necesita tu hoja real.
  • Pega la norma del BOE. Plazos, requisitos de factura o artículos de la oposición: copia la redacción vigente, la de memoria puede estar desfasada.
  • Guárdalo como asistente. Si cada semana haces el mismo informe o la misma acta, pega el prompt en las instrucciones de un GPT personalizado o de un proyecto de Claude.
  • Revisa siempre. Cifras, fechas y nombres: lo que envías o firmas es tuyo.

El ahorro de tiempo de cada tarea es una estimación para un primer borrador, no una medición.

Preguntas frecuentes sobre IA para administrativos y auxiliares administrativos

¿Puedo pegar en ChatGPT una hoja de Excel con datos de clientes?
Mejor no. Son datos personales (RGPD): usa columnas de ejemplo para que la IA te dé la fórmula y aplícala tú en la hoja real.
¿Me sirve para la oposición de auxiliar administrativo?
Sí: la tarea 9 convierte el artículo que estudias en test con trampas típicas y el apartado de cada respuesta. Pega siempre el texto vigente del BOE.
¿Cómo se cuentan los plazos en días hábiles?
Según el art. 30 de la Ley 39/2015: en los plazos por días hábiles se excluyen los sábados, los domingos y los festivos. Cuenta con el calendario oficial de días inhábiles de tu Administración.

Normativa y fuentes oficiales

Normas leídas en el BOE el 23 de octubre de 2026. Los procedimientos internos, los modelos y el temario los fija tu empresa, tu Administración o tu convocatoria: pega siempre el texto vigente. Los ejemplos se sacaron con Claude Opus 5.5, 23/10/2026 y están recortados; con otro modelo cambiará la redacción. Información general, no asesoramiento.