Respuesta corta. Es el grupo más expuesto según la OIT: en su estudio de 2023, el 24 % de las tareas de los empleos administrativos salía con exposición alta a la IA generativa y otro 58 % con exposición media. Eso no quiere decir que el puesto desaparezca: lo que la IA hace es el borrador y el trabajo repetitivo; lo que queda es decidir, comprobar, tratar con la gente y responder de lo que se firma. El puesto que más se reduce es el que solo teclea y archiva.
Lo que la IA ya hace (o hará pronto)
- Redactar correos, cartas y respuestas tipoUn modelo de lenguaje hace un primer borrador correcto en segundos si le das el contexto. Es justo la tarea que la OIT puntúa más alto («correspondencia rutinaria»).
- Resumir documentos y sacar actasCon la grabación o las notas, la IA ordena los acuerdos y las tareas. Hay que revisar nombres, cifras y lo que se acordó de verdad.
- Grabar datos y pasar papel a digitalEl reconocimiento de documentos (OCR) y la IA ya leen facturas, albaranes y formularios y rellenan la hoja o el programa. Es la tarea con más riesgo.
- Agendar citas y gestionar el calendarioLas agendas automáticas y los asistentes cruzan disponibilidades solos. La OIT pone «concertar citas» entre las tareas más automatizables.
- Hacer hojas de cálculo e informes de rutinaLa IA escribe fórmulas, tablas dinámicas y gráficos a partir de una petición en lenguaje normal.
Lo que la IA no hace y por qué
- Decidir qué se hace con un caso que no encajaLas excepciones (un cliente que reclama, un expediente incompleto, un plazo que vence) piden criterio y conocer la casa; la IA no sabe lo que no está escrito.
- Responder de lo que se registra y se firmaEn la administración pública, los registros y plazos los fija la Ley 39/2015; si un plazo se computa mal, responde la persona y el órgano, no el programa.
- Tratar con personas que llaman o vienenExplicar un trámite a alguien nervioso o mayor, o calmar una queja, sigue siendo trabajo humano.
- Manejar datos personales con cuidadoPegar datos de clientes o ciudadanos en una IA pública puede chocar con el RGPD; saber qué se puede subir y qué no es parte del puesto.
- Coordinar a varias personas y departamentosSaber a quién hay que preguntar, perseguir una firma o un papel que falta: la IA no tiene esa red.
Qué aprender
- Excel o Google Sheets de verdad (tablas dinámicas, BUSCARX) y pedirle fórmulas a la IA sabiendo comprobarlas.
- Usar ChatGPT, Claude o Gemini para borradores sin pegar datos personales (protección de datos básica).
- El programa de gestión o de contabilidad de tu sector (a3, Sage, Holded, SAP) y la factura electrónica.
- Si es la administración, la Ley 39/2015 (plazos, registros) para ser quien revisa lo que la máquina prepara.
En LaborIA
Cómo lo hemos evaluado
Separamos el trabajo en tareas y miramos cuáles puede hacer hoy una IA (generativa o de otro tipo), cuáles no y por qué: si es físico, si exige responder legalmente o si depende del trato con personas. No ponemos un «porcentaje de riesgo» propio: nadie lo puede medir con esa precisión. Las cifras que citamos son de la OIT y están enlazadas; la OIT habla de «exposición», que no es lo mismo que perder el empleo. Si tu empresa usa algoritmos o IA para decidir sobre el empleo, el comité de empresa tiene derecho a conocer sus parámetros (art. 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores).
Preguntas frecuentes
¿Va a desaparecer el trabajo de administrativo por la IA?
¿Qué tareas de un administrativo hace ya la IA?
¿Qué debería aprender un administrativo para no quedarse atrás?
Fuentes
- Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común (BOE-A-2015-10565)
- Reglamento (UE) 2016/679, general de protección de datos (RGPD), art. 9: categorías especiales de datos (salud)
- OIT, Gmyrek, Berg y Bescond (2023): «Generative AI and Jobs: A global analysis of potential effects on job quantity and quality», ILO Working Paper 96
- OIT y NASK, Gmyrek, Berg et al. (2025): «Generative AI and Jobs: A Refined Global Index of Occupational Exposure», ILO Working Paper 140
- OCDE (2023): «OECD Employment Outlook 2023: Artificial Intelligence and the Labour Market»
- Estatuto de los Trabajadores, art. 64.4.d: el comité de empresa tiene derecho a conocer los parámetros de los algoritmos o sistemas de IA que deciden sobre el empleo
Normas leídas en el BOE y estudios consultados el 2 de noviembre de 2026. La evaluación es por tareas y no lleva porcentajes propios: las únicas cifras son las de la OIT, con su enlace. «Exposición» no quiere decir pérdida de empleo. Información general, no asesoramiento.